Plaza yönetimine gelen iki dış cephe cam temizliği teklifi, başlıkları aynı olsa da aynı işi tarif etmeyebilir. Bir teklif yalnız ana cephelerin dış yüzünü, diğeri avlu camları ve doğramalar dahil daha geniş bir alanı kapsıyor olabilir. Sağlıklı karşılaştırma, en düşük toplamı seçmeden önce bu farkları açığa çıkarmaktır. Satın alma dosyasındaki ortak kapsam, değerlendirme sırasında fiyat kadar belirleyici olmalıdır.
Bütün isteklilere aynı kapsam sürümünü verin
Başlangıç için her cepheye veya bölgeye anlaşılır bir kod verin. Bu listenin yanında temizlenecek yüzleri, hariç bırakılan bölümleri ve bilinen kullanım kısıtlarını belirtin. Sonradan eklenen bir teras ya da değişen çalışma saati yalnız bir firmaya bildirilirse teklifler artık aynı talebe cevap vermez. Güncellemeyi bütün teklif verenlerle aynı sürüm üzerinden paylaşın.
Karşılaştırma tablosunda her bölge için 'dahil', 'hariç' veya 'keşifle netleşecek' karşılıklarını arayın. Boş bırakılmış bir alanı dahil kabul etmeyin. Örneğin varsayımsal bir tabloda ana cam yüzeyleri her iki teklifte bulunurken iç avlu yalnız birinde yer alıyorsa, toplamları doğrudan sıralamak yerine diğerinden aynı kapsam için açıklama isteyin. Kapsam uyumu sağlanmadan fiyat farkının nedeni anlaşılamaz.
Yöntem adı yerine teklifin dayandığı saha değerlendirmesini sorun
Teklifte iple erişim veya başka bir erişim yöntemi yazması, tek başına o yöntemin binaya uygunluğunu kanıtlamaz. Yönetim, önerinin hangi saha incelemesine dayandığını ve iş başlamadan önce hangi değerlendirmelerin tamamlanacağını sormalıdır. Kullanılacak ortak alanlar, çatı erişimi ve bina yönetiminden beklenen hazırlıklar görünür olmalıdır. Müşterinin teknik yöntemi tasarlaması veya uygulama güvenliğini fotoğraftan onaylaması beklenmez.
İki firma farklı yöntem öneriyorsa, ikisinin de aynı alanları ve aynı teslim beklentisini karşılayıp karşılamadığını inceleyin. Daha kısa süre yazılmış olması, tek başına daha iyi bir çözüm anlamına gelmez; bu sürenin hangi çalışma saatlerine ve erişim varsayımlarına dayandığını öğrenin. İşe özel belge ve sorumluluk gereksinimlerini ilgili uzmanla değerlendirin. Doğrulanmamış unvan veya sertifika ifadesini hizmet kalitesinin yerine koymayın.
Hariç kalemleri ve ek iş mekanizmasını görünür kılın
'Dış cam temizliği' başlığı altında doğrama, cam korkuluk, saçak altı, özel kalıntı veya iç yüz temizliği kendiliğinden dahil sayılmamalıdır. Her teklifin istisnalarını ortak tabloya aktarın. Dahil olmayan ama yönetimin istediği bir iş varsa aynı firmadan ayrı bedel veya açıklama isteyin. İsteğe bağlı kalemleri de zorunlu kapsamın toplamıyla karıştırmadan yan yana gösterin.
Keşif sırasında görülmeyen bir durum ortaya çıkarsa kimin bilgilendirileceğini ve ek işe nasıl onay verileceğini baştan konuşun. 'Gerekli her şey yapılır' gibi sınırı olmayan cümleler karşılaştırmayı kolaylaştırmaz. İlave işin alanı, gerekçesi, program etkisi ve bedel değerlendirmesi uygulama öncesinde açıklanmalıdır. Bu kayıt düzeni, bir teklifin başlangıçta düşük görünüp sonradan genişlemesi ihtimalini değerlendirmenize yardımcı olur.
İşletme yükünü de karşılaştırma tablosuna ekleyin
Bazı teklifler yönetimden suya erişim, çalışma alanının boşaltılması veya belirli saatlerde personel eşliği bekleyebilir. Bunlar yazılmadığında hizmetin plaza operasyonuna getirdiği yük görünmez kalır. Lobi, otopark girişi ve kiracıların kullandığı teraslar için hangi düzenlemelerin istendiğini sorun. Firmalara, yönetimin yerine getiremeyeceği bir hazırlığı kabul etmiş gibi davranmadan yanıt verin.
Takvim karşılaştırmasını toplam gün sayısıyla sınırlamayın. Cephelerin hangi sırayla çalışılacağı, etkinliklerle çakışma durumunda nasıl güncelleme yapılacağı ve ertelemenin kim tarafından bildirileceği de önemlidir. Örneğin yalnız hafta içi geniş saat aralığına dayanan bir programla, dar hafta sonu aralığına dayanan program eşdeğer değildir. Bina kullanımına uygun olmayan varsayımı fiyat avantajı gibi değerlendirmeyin.
Teslim ölçütünü seçimden önce tanımlayın
Temizlik sonunda hangi alanların birlikte kontrol edileceği, erişilemeyen veya kapsam dışında kalan noktaların nasıl kaydedileceği belirli olmalıdır. Mevcut yüzey kusurlarını teslimde yeni oluşmuş sorunlarla karıştırmamak için başlangıç kayıtlarını da değerlendirme dosyasına koyun. Kontrolün yalnız bir genel fotoğrafa dayanmasını beklemeyin; kapsam listesindeki bölgelerin tamamlanma durumunu izleyebileceğiniz bir kayıt isteyin.
Karar notunuz, seçilen teklifin neden uygun görüldüğünü kapsam, program ve teslim başlıklarında açıklayabilmelidir. Safir Dağcılık’tan açıklama isterken rakip firmanın ticari ayrıntılarını aktarmak yerine kendi ortak kapsam tablonuzu iletebilirsiniz. Fiyatı belirsiz kalemlerin açıklanması, satın alma kararını yalnız indirim görüşmesine dönüşmekten çıkarır.
- Ortak alan listesi ve bütün tekliflerin yanıt verdiği sürüm aynı mı?
- Dahil olmayan, isteğe bağlı ve keşif bekleyen kalemler ayrılmış mı?
- Yönetimden beklenen hazırlıklar ve program varsayımları açık mı?
- Teslim kontrolü ve ek iş onay yolu karşılaştırılabilir mi?